Superviser, piloter, et mener à bien la production de manifestations événementielles grand public (salon, exposition) et MICE (séminaires et événements d’entreprise) commercialisées par les équipes commerciales du Carré des Docks.

En lien avec la cheffe de projet événementiel, le/la chef(fe) de projet évènementiel junior exercera les missions suivantes :

RELATION CLIENTS

·         Actualisation régulière des bases de données clients et prospects et suivi des tableaux de bords commerciaux.

·         Analyse et chiffrages des besoins complémentaires du client et mise à jour du devis.

·         Assurer les visites de repérage clients en appui de l’équipe commerciale, organiser, planifier et participer aux réunions préparatoires à la tenue des événements.

·         Gestion du retour d’expérience sur mesure de la satisfaction client

ORGANISATION DE L’EVENEMENT

·         Prise de brief des chargés de commercialisation avec réception du cahier des charges et du devis initial afin d’élaborer la fiche d’exploitation.

·         Pilotage des prestataires retenus en lien avec le directeur technique et les régisseurs.

·         Suivi des approvisionnements et de la logistique dans le respect des devis prestataires

·         Planification des tâches pour la bonne exécution du contrat en coordonnant les équipes internes et externes afin d’assurer de façon efficace la réalisation de l’événement.

·         Sécurisation de l’organisation de l’événement sous le contrôle de la cheffe de projet afin d’assurer l’ensemble de la couverture des obligations légales et réglementaires en matière de sécurité et de protection des biens et des personnes.

·         Contrôle des préparations et du bon déroulement de l’événement.

SUIVI ADMINISTRATIF DES DOSSIERS

·         Support de l’équipe commercial sur les leads entrants.

·         Elaboration des contrats

·         Réalisation des bons de commande et suivi des régulations.

·         Suivi du budget d’exploitation de l’événement

·         Contrôle et transmission des factures fournisseurs.

·         Clôture administrative du dossier et gestion de la facturation.

NIVEAU ET EXPERIENCE REQUIS

COMPETENCES REQUISES