1- La communication du gouvernement du 28 février 2020 sur l’interdiction des grands rassemblements de plus de 5.000 personnes

Le gouvernement indique sur le site d’information relatif au coronavirus :

« Toujours avec l’objectif de limiter la diffusion du virus par le brassage des populations, le gouvernement a décidé d’adopter une politique de prévention plus stricte en matière de rassemblements. Hors Clusters, tous les rassemblements de plus de 5000 personnes en milieu confiné seront annulés et les préfets recevront des indications pour annuler également, en lien avec les maires, les rassemblements, y compris en milieu ouverts, quand ils conduisent à des mélanges avec des personnes issues de zones où le virus circule possiblement ».

Nous comprenons que le Gouvernement n’a pas, au moment où nous écrivons, pris de décision administrative formelle d’interdiction. Et qu’il s’est jusqu’à présent borné à édicter des instructions générales aux préfets. En l’absence d’un acte administratif formel, nous recommandons instamment aux organisateurs de se rapprocher, avant toute décision d’annulation d’un événement « de plus de 5000 personnes en milieu confiné », de la préfecture pour exiger un arrêté ou un acte administratif qui seul conférera à la décision d’annulation de l’organisateur le caractère d’une force majeure.

Un certain nombre d’adhérents nous ont questionné sur les conditions de mise en œuvre de cette interdiction : qu’entend-on par événement de plus de 5.000 personnes ? Comment doit-on comptabiliser dans le temps (sur une heure ou une journée ?) et dans l’espace (sur un seul ou plusieurs halls) ? En l’absence d’acte administratif formel, il n’est pas possible de répondre à ces questions. Et en cas de reprise de ces éléments terminologiques par un préfet dans le cadre d’un arrêté, seul le préfet pourrait apporter une réponse.

2- Les conséquences de la décision d’annulation prise par un organisateur et la question de la force majeure

La communication du gouvernement sur l’interdiction des événements de plus de 5.000 personnes n’est pas une norme juridique contraignante. Elle ne peut donc, par elle-même, être constitutive d’une force majeure pour les organisateurs. Seul une mesure préfectorale (arrêté) édictant cette interdiction pour le territoire pourrait être considéré comme telle.

Revenons sur l’analyse des conséquences de l’annulation d’un événement pour les parties prenantes.

2.1- 1ère hypothèse : l’organisateur annule l’événement

2.1.1- Pour les clients exposants et partenaires

• S’agissant du prix de la prestation fournie aux exposants et partenaires : en l’absence de décision administrative formelle, l’organisateur ne peut activer la clause d’annulation pour force majeure qui l’exonère de responsabilité. En prenant une décision unilatérale spontanée, sans s’appuyer sur un acte administratif formel, il encourt le risque d’une demande d’indemnisation de ses clients pour le préjudice subi. En présence d’un arrêté préfectoral d’interdiction, l’organisateur peut activer la clause d’annulation motivée par une force majeure de ses CGV, qui prévoit souvent une limitation du remboursement du prix au montant résiduel après paiement des fournisseurs. A défaut de clause spécifique, le prix n’est pas dû, la prestation n’ayant pas été exécutée, et les versements déjà opérés doivent être remboursés.
• S’agissant du préjudice invoqué par les exposants (frais engagés pour la participation à l’événement) : l’organisateur est exonéré de sa responsabilité contractuelle.

2.1.2- Pour les fournisseurs (site, prestataires d’installation générale, autres prestataires, …)

• Prestataires de services : il convient de se référer au contrat ou aux CGV. Si les CGV ne prévoient rien : en l’absence de force majeure, l’organisateur reste redevable de la totalité du prix ; et en cas de force majeure, le prix est dû à hauteur de la prestation exécutée. Le prestataire établit un état d’avancement de ses travaux et facture à hauteur des frais engagés (travaux, logistique…).
• Gestionnaire de site : là encore, il convient de se référer au contrat ou aux CGV. Si les CGV ne prévoient rien : en l’absence de force majeure, l’organisateur reste redevable de la totalité du prix ; et en cas de force majeure, le prix n’est pas dû par l’organisateur, la prestation n’étant pas fournie.

2.2- 2ème hypothèse : l’organisateur reporte l’événement

Le report permet à l’organisateur de proposer à ses clients exposants et partenaires une solution de secours.

Dans un tel cas, l’analyse est la même qu’en cas d’annulation (mise en œuvre des CGV pour les exposants, paiement du prix à hauteur de la prestation réalisée pour les prestataires) avec les précisions complémentaires suivantes :

• pour les exposants : ils auront la possibilité de participer à une édition différée de l’événement, dans les conditions initiales prévues par les CGV ;
• pour les prestataires : ils auront la possibilité d’exécuter leur contrat en joignant à leur facture pour travaux déjà réalisés (lors de la session annulée) un devis pour travaux à réaliser (lors de cette seconde session).

3- Les assurances apportent-elles des solutions ?

Nombre d’organisateurs nous demandent de leur recommander une assurance qui permettrait à leurs exposants de se couvrir contre le risque d’annulation liée au coronavirus. L’assurance n’offre malheureusement pas de solution.

– Assurance annulation

Il n’est plus possible, depuis la révélation du risque à la fin du mois de décembre dernier, de souscrire un contrat d’assurance annulation. La réglementation réserve en effet l’activité de l’assurance aux seuls cas où le risque n’est pas avéré. La garantie annulation ne joue aujourd’hui que pour les organisateurs qui avaient retenu, dans le cadre d’un contrat d’assurance annulation souscrit avant la fin du mois de décembre 2019, l’extension « Pandémies ».

– Assurance responsabilité civile professionnelle (RCP)

Il n’est pas possible d’envisager de s’appuyer sur un contrat d’assurance dommage pour compenser une perte d’exploitation. Un tel contrat ne compensant que les pertes d’exploitation résultant d’un sinistre lié à un dommage subi par l’entreprise (incendie, inondation, tempête…).

4- Quelles mesures de précaution adopter ? Quel message faire passer aux clients exposants et partenaires ?

4.1- Nous allons, dans les heures qui viennent, actualiser le modèle de plan de précaution déjà diffusé.

L’organisateur doit prendre des mesures de trois ordres : l’élaboration d’un plan de précaution, la communication vers les parties prenantes et la sécurité des participants.

4.2- Nous préconisons d’adresser aux clients un message du type suivant :

• L’organisateur maintient l’événement/examine l’opportunité de maintenir l’événement ;
• L’organisateur prend les mesures adaptées et conformes aux prescriptions des autorités publiques sanitaires et médicales ;
• L’organisateur se tient à votre écoute pour examiner et mettre en œuvre toutes mesures complémentaires.

Nous comprenons que ce message peut aujourd’hui se trouver en butte avec les réticences que l’on peut observer chez nombre de participants.

5- UNIMEV, enfin, a d’ores et déjà pris l’attache des représentants concernés du gouvernement pour examiner les mesures opportunes pour aider les entreprises du secteur à traverser cette passe difficile.

Nous vous informerons de ces mesures dès publication.