UN RESPONSABLE ADMINISTRATIF (H/F)

Publié le : 19/10/2021

Type d'offre : CDI

Description du poste :

LE MILLESIUM RECRUTE
UN.E RESPONSABLE ADMINISTRATIF.VE (CDI) – DES QUE POSSIBLE

Situé à 1h30 de Paris et 40min de Reims, le Millesium d’Epernay (filiale S-PASS TSE), réalisé par la Communauté d’Agglomération Epernay Pays de Champagne, est implanté à Pierry, au sud d’Epernay. Il a été inauguré en 2005.
Le Millesium est la plus grande salle de l’agglomération sparnacienne, mais aussi le premier équipement du département de la Marne. Il est géré dans le cadre d’une Délégation de Service Public
(DSP). Il accueille prioritairement des spectacles musicaux, mais aussi des évènements économiques contribuant au rayonnement de la vie culturelle et économique régionale.
Il abrite :
1 salle de spectacles couverte (5.000m2) d’une capacité de :
– 4700 places assises
– 8000 places assis-debout
1 hall annexe de 1600m2 ainsi que 3 parkings attenants permettant l’accueil des manifestations.
Le Millesium a aussi une activité de parc des expositions : il coproduit notamment le salon professionnel « Viti-Vini » en alternance avec le salon professionnel « Viteff » qu’il accueille, et le salon grand public « Ma Maison, Mes Projets ».

Description du Poste
Rattaché(e) à la Directrice du Site, vous gérez le suivi administratif du site.
A ce titre, vous aurez notamment en charge les missions suivantes (liste non exhaustive) :
Administratif générique, opérationnel et comptable
Administratif générique :
Assurer au quotidien l’accueil de l’entreprise, les tâches administratives et la circulation de l’information au sein de la structure.
Gérer l’accueil des visiteurs, courriers et livraisons
Gérer les appels téléphoniques entrants
Gérer le courrier administratif (frappe de courrier et mails, mise en forme de documents)
Gérer les fournitures administratives (vérification de l’état des stocks, commandes et réception
Mettre à jour les différents fichiers et répertoires selon les instructions
Réaliser le classement et l’archivage des document et dossiers administratifs
Assurer la tenue du guichet billetterie les soirs de spectacles selon un planning défini
Organisation du salon VITI VINI : Elaboration du dossier d’inscription et gestion de l’administration du Salon
Administratif opérationnel :
Gérer le renouvellement des licences
Déclarer et gérer SACEM / CNV…
Assurances : déclarer des sinistres et gérer des dossiers
Gérer les tableaux de bord
Etablir l’ordre du jour et les comptes rendus des réunions
Administratif comptable :
Recevoir et traiter les factures fournisseurs et les transmettre au comptable
Rapprocher les bons de commande et la facturation ; ventiler les charges par compte comptable
Etablir les factures clients sous le logiciel de gestion commerciale et en assurer la relance
Suivre les mouvements financiers (bars, etc…)
Suivre les budgets (général, exploitation, technique, maintenance, administratif…)
Assurer le suivi des devis et contrats clients
Gérer administrativement les dossiers clients (attestations assurance, etc..)
Elaborer et suivre les commandes de travaux et de prestations
Mise à jour CA en portefeuille
Suivi du contrat de DSP / Indicateurs trimestrielle
Responsable des caisses des bars le soir des manifestations
Administratif RH :
Etablir DUE et contrat de travail, mise à jour des registres obligatoires
Suivre les inscriptions mutuelle, prévoyance, etc..
Tenir à jour les dossiers administratifs
Suivre les congés, absences, récupérations, astreintes, arrêts de travail
Suivre les plannings de travail et la modulation annuelle dans le respect du cadre légal
Préparer et transmettre les éléments de paie
Assurer la mise en place des notes de services, information au personnel et affichages obligatoires
Suivre la formation des salariés, les habilitations et permis obligatoires et leur renouvellement, les visites médicales obligatoires et relations avec la médecine du travail
Responsable de personnel d’accueil et des bars

Profil recherché
– Issu(e) d’une formation Bac +2 mini, vous justifiez d’une expérience significative de 3 minimum
sur un poste similaire ;
– Une parfaite maîtrise du Pack Office (dont Word et Excel) est impérative et la connaissance de
l’utilisation d’un logiciel comptable (Sage par ex.) serait un plus ;
– Vous êtes très organisé(e), rigoureux(se), avec un excellent sens du relationnel.
Selon un planning défini au préalable, la mission implique une présence ponctuelle en soirée et/ou le
week-end en fonction de l’activité.

Rémunération
Selon expérience

Lieu
Le poste est basé à Pierry (51)