LE CAPITOLE EN CHAMPAGNE RECRUTE UN(E) ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Publié le : 09/05/2019

Type d'offre : CDI

Description du poste :

Situé à 2h00 de Paris, le Capitole en Champagne, réalisé par la Ville de Châlons-en-Champagne, est implanté à Châlons-en-Champagne. Il a été inauguré en 2012. Il comprend :

  • 1 espace congrès et séminaires, de 15 à 800 personnes
  • 4 halls, 4 200m², 2 200m², 6 200m² et 3 500m², bénéficiant pour les trois premiers de la lumière naturelle
  • 1 espace concerts et spectacles modulable en amphithéâtre, 3 000 places tout assis
  • 1 parking paysagé gratuit de 2 000 places attenant à la salle

DESCRIPTIF DU POSTE
Rattaché(e) au Directeur du Site, l’Assistant(e) de Direction a pour mission d’assister ce dernier dans la gestion quotidienne de l’équipement, que ce soit en termes d’administratif, des ressources humaines ou du commercial.
L’équipe est constituée de 5 permanents.
Il/Elle devra assurer notamment les missions suivants :

Administratif :

  • Suivi et classement des dossiers administratifs divers
  • Gestion des règlements fournisseurs et prestataires
  • Suivi de la trésorerie du site (dépôts espèces et chèques et référent(e) auprès de l’agence bancaire)
  • Préparation des pièces comptables pour le siège : notes de frais, différents types de factures (factures payées, factures à payer par virement, factures non parvenues, factures émises, chèques émis, etc..)
  • Gestion et suivi de la facturation clients et prestataires
  • Préparation d’éléments du dossier pour le bilan d’activités annuel
  • Mise à jour mensuelle du fichier de pilotage financier des manifestations
  • Rédaction de courriers divers et classement

Ressources Humaines/Paie :

  • Gestion et suivi du personnel permanent : préparation des éléments de paie et transmission des éléments au service paie du siège, suivi des AM, gestion des plannings et de la modulation du temps de travail du service administratif, suivi des congés, absences et AM, etc.
  • Gestion des intérimaires et intermittents

Commercial (appels entrants) :

Suivi commercial et opérationnel des événements et des manifestations économiques :

  • Enregistrement des besoins des clients
  • Étude et analyse des demandes clients
  • Organisation des rendez-vous avec les clients pour réaliser les visites du site en vue des manifestations
  • Etude de la faisabilité en lien avec le directeur technique
  • Réalisation des bons de commande liés à la manifestation (mobilier, prestations techniques, nettoyage, hôtesses, sécurité, etc.)
  • Etablissement et suivi des contrats commerciaux (notamment la facturation)
  • Suivi du bon aménagement des salles selon les besoins commandés par les clients
  • Accueil et suivi de la clientèle les jours de manifestations
  • Préparation contrats, devis et factures pour les productions

PROFIL RECHERCHÉ
Issu(e) du formation BAC +2 en assistanat de direction ou gestion, le/la candidat(e) possède idéalement au minimum une expérience de 3 à 5 ans à un poste similaire. Il/Elle devra être autonome, rigoureux (se), avoir le sens de l’accueil et de la communication. De plus, la maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook, …) est impérative.