Chargé de dossiers (H/F)

Publié le : 06/04/2022

Type d'offre : CDI

Description du poste :

Contexte du recrutement et définition de poste

Entreprise publique Locale (EPL) du territoire métropolitain de Brest et reconnue à l’échelle nationale, Brest’aim gère depuis presque 50 ans, pour le compte de Brest métropole, des équipements publics d’envergure : Océanopolis, 70.8, Brest Arena, Brest Expo, le Rïnkla Brest Patinoire, les ports de plaisance, la goélette La Recouvrance, le Quartz Scène Nationale, le Centre des Congrès, ainsi que l’ensemble du stationnement payant de la ville. Brest’aim développe également une activité de tourisme d’affaires sur l’ensemble de ses sites à travers sa marque Brest’aim Events.

Brest’aim fait de la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) la colonne vertébrale de son plan stratégique 2022-2027 qui décline un ensemble d’engagements responsables et transversaux.

Sa raison d’être : être un acteur du changement pour contribuer durablement à l’attractivité du territoire et à la qualité de vie de la métropole brestoise.

Le Quartz Congrès accueille chaque année plus de 60 manifestations (congrès, conventions, séminaires, soirées d’entreprises, salons professionnels ou grand public…) et accompagne ses clients dans toutes les phases d’organisation et de mise en œuvre de leurs événements. Cet équipement, référence de l’activité évènementielle à Brest, fait actuellement l’objet d’un programme de rénovation. Sa réouverture, prévue en mars 2023, sera l’occasion d’impulser un nouveau projet de développement intégrant la nécessaire mutation des métiers du Tourisme d’Affaires.

Afin de répondre au besoin de développement de la société, Brest’aim recrute, pour Le Quartz Congrès, un·e Chargé·e de dossiers.

Missions

Sous la responsabilité de la Direction du Quartz Congrès, vous assurez la coordination et le suivi administratif et logistique des manifestations, en relation avec le responsable de l’activité congrès et les régisseurs techniques.

Vous assurez le traitement administratif des dossiers clients : contrats, notes, courriers, mise à jour des devis, factures, règlements et relances clients, et assurez la mise à jour de l’agenda du site internet et de la base de données clients.

Vous participez à l’accueil téléphonique au sein du service en collaboration avec les autres membres de l’équipe.

Vous assurez la relation avec les clients pour tous les aspects logistiques et techniques liés à leurs évènements et faites le lien avec les prestataires extérieurs (traiteurs, prestataires techniques, agence intérim, agences événementielles, bureau des congrès de Brest métropole).

Vous planifiez et organisez des réunions et des points d’étape avec le client en coordination avec la responsable de l’activité.

Vous coordonnez l’ensemble des prestations durant la manifestation et vous vous assurez du bon déroulement de celle-ci.

Vous gérez la plateforme de gestion des inscriptions (pro logiciel).

Vous assurez la vente et le suivi des prestations additionnelles et faites la promotion de l’offre BRESTAIM EVENTS (ex : soirées de gala à l’extérieur…).

Vous assurez des permanences le weekend et plus occasionnellement le soir en fonction des événements.

Profil recherché

Issu d’une formation supérieure (BAC+2 minimum), vous justifiez d’une expérience sur un poste similaire de 2 ans minimum dans le domaine de l’événementiel.

Vous maitrisez parfaitement les outils bureautiques collaboratifs et votre aisance avec les outils numériques vous permet rapidement de prendre en main de nouveau logiciels.

Autonome, vous êtes doté·e d’un excellent relationnel et démontrez de fortes capacités organisationnelles qui vous permettent de garantir les délais et de gérer les projets dont vous avez la charge avec rigueur et professionnalisme.

Votre proactivité, votre écoute, autant que votre capacité à travailler en équipe vous permettent d’anticiper les besoins et d’assurer une qualité de service optimale aux utilisateurs.

Communicant·e, vous êtes à l’aise aussi bien à l’écrit qu’à l’oral, en français comme en anglais.

Vous êtes disponible.

Conditions

Contrat à durée indéterminée à temps complet (35h/semaine)
Posté basé à Brest (29)
Poste à pourvoir à partir de juin 2022

Avantages : 13ème mois, intéressement, tickets restaurant, Contrat Santé et Prévoyance entreprise.