ASSISTANT(E) D’EXPLOITATION

Publié le : 17/08/2020

Type d'offre : CDI

Description du poste :

Vous êtes diplômé(e) d’une formation Bac + 2 et/ou justifiez idéalement d’une première expérience dans la production d’événements de type salons grand public ou professionnel et/ou l’organisation de congrès au sein d’ERP. Vous savez gérer des prestataires externes dans un contexte d’organisation pouvant être en flux tendu. Vous avez l’esprit « Event » dans votre capacité à savoir gérer les imprévus et êtes doté(e) d’un véritable sens du service client qui vous permet de proposer des solutions répondant à leurs attentes.

Votre motivation, votre engagement, votre rigueur, votre réactivité et votre sens du travail en équipe vous permettront d’être rapidement opérationnel sur ce poste.

Dans le cadre de la mise en œuvre des normes ISO 20121 au sein de la société, votre appétence pour le développement durable et la RSE comme votre capacité à travailler en mode projet (communication, reporting etc.) seront des atouts complémentaires.

 

Missions : Dans ce cadre, nous recherchons un(e) ASSISTANT(E) D’EXPLOITATION en CDI, sous la responsabilité de la Responsable d’exploitation au sein de la Direction des salons et en lien avec les autres services de l’entreprise.

ADMINISTRATION-SECRETARIAT

  • Accompagnement de la Responsable d’Exploitation dans ses tâches quotidiennes et le pilotage des projets transversaux.
  • Gestion du courrier du service exploitation
  • Contrôle et suivi des devis / commandes / factures pour le règlement des prestataires / fournisseurs
  • Transmission des factures au service comptabilité pour paiement.

EXPLOITATION

  • Suivi du protocole sanitaire dans le cadre de la reprise des activités
  • Déclaration des manifestations auprès de la préfecture et des collectivités territoriales
  • Constitution des dossiers de sécurité avec la responsable d’exploitation et les commerciaux
  • Gestion et suivi des prestataires / fournisseurs
  • Contrôle de leur situation vis-à-vis des obligations sociales (déclaration Urssaf) et légales (certificats professionnels, diplômes…)
  • Appels d’offre : gardiennage, nettoyage, transports, technique, signalétique, logistique.
  • Devis / commandes / factures.
  • Rédaction des consignes en relation avec le service commercial pour les salons produits par OVLE et Locations Diverses.
  • Contrôle des dispositifs sur site, accueil des fournisseurs, correction des dispositifs selon demande clients ou besoins du service.
  • Recrutement du personnel de caisse et d’accueil pour les salons
  • Permanences sur certaines manifestations.

Conditions de travail :

CDI à pourvoir dès que possible

Annualisation du temps de travail (modulation)

Rémunération selon profil et expérience du candidat.

Liste non exhaustive des missions – Poste évolutif