ASSISTANT DE CONFERENCES (H/F)

Publié le : 16/02/2022

Type d'offre : CDD

Description du poste :

Durée : CDD à pourvoir du 14 mars 2022 jusqu’au 24 juin 2022

Lieu de travail : au siège de Coges Events + Parc des expositions Paris Nord Villepinte (93)
COGES EVENTS est organisateur de salons internationaux dans le secteur de la défense et de la sécurité. www.cogesevents.com.

Tous les deux ans Coges Event organise son salon Eurosatory 2022. La prochaine édition se déroulera du 13 au 17 juin 2022, au Parc des exposition de Paris Nord Villepinte (93).
Les Conférences Eurosatory contribuent à l’aspect Réflexion indispensable pour un salon de réputation internationale. Plus de 70 conférences, impliquant 200 conférenciers, sont
organisées face à des auditoires très variés (de 30 à 400 personnes, experts ou VIP) et abordant des thèmes divers (problématiques technico-opérationnelles, présentation de produits
innovants, analyses et perspectives d’ordre économique et stratégique).

Rattaché(e) au Service Accueil Forums Conférences, l’assistant(e) appuiera la Responsable des Conférences dans les tâches suivantes (liste non exhaustive) :

Pour la préparation des conférences du salon Eurosatory 2022
• Logistique et budget : gérer la bonne réception des commandes diverses (techniques, interprétariat, accueil, restauration) dans le respect du budget alloué.
• Programme digital et Programme papier : à partir des données recueillies dans l’espace conférencier, gérer et actualiser la base de données conférences qui alimentera le programme digital et le programme papier des conférences.
• Mise en œuvre et suivi de l’inscription en ligne aux conférences, puis après le salon envoi aux « attendees » des présentations faites par les conférenciers.
• Conduite des conférences: assisté(e) d’hôtesses et de techniciens, coordonner la bonne disposition des moyens ; gérer la salle des conférenciers et les salles de conférence.
• Accompagnement sur des événements particuliers : assister le commissariat général dans la préparation finale et l’exécution d’évènements particuliers (inauguration,
conférence majeure, activité NRBC) : délivrance de badges ou cartes parkings, vérification de mise en place de moyen, accueil et orientation des interlocuteurs).

En soutien ponctuel pour les e-conférences mensuelles Ideas
• Assurer la coordination et la tenue des e-conférences

Compétences attendues :
• Maitrise des outils numériques pour gérer les deux bases de données (conférences et
conférenciers) afin de produire une information juste et actualisée.
• Sens de l’organisation et du détail pour la mise en place des salles de conférences.
• Bonne aptitude relationnelle autant avec les prestataires, les conférenciers et les
partenaires.
• Anglais courant (les conférences sont en anglais, les programmes sont en FR et ENG).
• Autonomie et capacité d’initiative.